随着社会的发展与进步，事业单位工作人员少、任务重、信息化不足、决策滞后的问题日渐突出，为了改变现状智慧机关应运而生,现被广泛应用。具体来说，其作用表现为以下几方面：
一、提高工作效率
各种工作流程均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，变繁为简提高办公效率、降低办公成本。办事群众也只需提交一次、最多跑一次便可得到所需数据。在系统后台可以智能分析公务员的工作情况、考勤情况、物品消耗情况、利率情况、进出情况、自助文印等。通过大数据平台或是自动生成统计报表的多种方式，让管理人员直观看到整体运行情况、管理情况等。
二、实现立体安防
对于机关单位来说，安防是重中之重。因其特殊性质，每天会有成千上万个人来访，性质不一，无法统一管理。新开普智慧机关的访客系统、员工管理系统完美的解决了身份识别、权限控制的问题。通过与门禁、通道闸机、梯控、电子巡更、视频监控、车辆管理等出入管理系统的相互联动、共享，进行行为轨迹分析，使之成为一个闭环，非常有效的提升了政府安防系数与对外形象。
三、智慧生活服务
生活的智能化、便捷化是现代社会快速发展的必然要求。政府一卡通的出现实现了我们这一要求，改变了我们的生活方式。如，就餐消费时我们可以不用排队充值缴费、不用排队点餐结账、不用人工计算避免出错，还能清晰掌握自己充值消费记录和余额等信息。我们还可以自助充电、缴水电费、申请住宿、乘坐班车、借阅图书等，而管理人员可以掌握公务员的生活消费情况，让所有的决定有据可依。
智慧机关管理系统把现代的信息技术应用到了我们日常的工作生活中，让杂乱的数据变得清晰可视、联动共享、统一管理，满足我们随时随地解决问题、掌控一切的需要，给我们带来简便、快捷、高效的智能化生活方式。