智慧机关管理系统方案目的是解决机关单位面临的信息化水平低、管理被动、数据不互通、兼容困难、浪费人力物力、维护成本高且困难的问题，如何解决是我们关心的话题。
整体设计原则是以“联动”为核心，建设合作应用，以”数据”为基础搭建底层数据应用，以“快捷”为目标联动多个平台终端，以“共享”为目的实现数据资源共享、统一管理。利用物联网、云计算、大数据分析、移动互联网等新一代信息技术，来将分散的、孤立的各个部门的系统和数据集成起来，突破业务隔阂(部门壁垒)，建设服务型智慧政府，实现整个组织的协同办公。
主要功能及作用
1、门禁管理功能：主要是对通道进行安全、有效的出入控制。隔离公共自由活动区和受控专用活动区，用CPU卡、人脸识别、二维码的方式代替钥匙开门。在相应出入处安装门禁控制器，在安防中心设置门禁权限控制点，为各持卡人设置门禁权限。有通行权限者凭个人卡刷卡出入，防止非法闯入，保证事业单位的有序和安全。
2、考勤管理功能：行政机关一卡通在人员必经之路口设置考勤机，如出入口处、停车场、办公室门口等，并可将刷卡时的门禁记录登记为考勤。针对班制太过复杂、调班随意性大等通常令考勤员较为烦恼的问题，新开普考勤机的智能排班功能能够实现部门默认排班，普通行政班，四班三倒、三班两倒等规律性倒班，按工作日历排班，批量导入排班，自动匹配排班，自定义调班等。
3、食堂消费：公务员可以随时随地按照自己平时的支付消费习惯进行充值转账形成资金沉淀，并可在线点餐、预约、评价，避免排队还能享受福利补助。餐厅工作人员无需人工计算结账，避免出错。财务人员可以清晰明了的掌握消费人员、金额、时间等数据实时记录，便于财务对账结算与线上智能分析，对食堂补贴参考数据查询便捷，报表可导出。
4、访客管理功能：对于机关单位来往人员多而杂，传统手工登记存在诸多不安全的隐患和管理上的漏洞。通过访客系统的建立创新性的实现了来访登记数字化、信息化的科学管理。使用该系统后，通过人防和技防相结合，用户可实现 “数字化登记、网络化办公、安全化管理”，大幅提升用户接待工作效率、服务品质和政府形象。
5、停车场管理：停车场入口实现无人管理模式，自动判断前来刷卡的车辆是否有权限，如果是公司车辆可直接放行通过；若是外来车辆要求配合访客系统登记，方可以进入公司，并会对其发放临时停车卡，读卡时同步自动记录入场时间、入场地点、车辆信息、车主身份，并将车辆图像并存储到数据库中，以备出场时进行车辆核对与以后查阅，此外还有自动计费、自动收费、临时卡回收、信息显示等相关功能。
6、班车收费功能：智慧机关管理系统的班车功能不仅能够实现乘客身份识别，快速乘车，还可根据不同的员工类别，按预先设置的免费乘车刷卡次数, 扣减各类员工卡内免费乘车刷卡次数；当月免费乘车次数刷完时，再按照预先设置的乘车票价扣除相应的金额。
7、福利补助管理与发放：确定福利补助对象、标准及调整，实现生活福利（餐饮、淋浴、各种小额津贴等）补助的下发、停发、扣发、补发。依据福利补助类型的标准，生成公务员每月的福利补助金额，并具有授POS机何时发放的功能。
8、其他功能：卡片管理、操作管理、系统维护、在线保修、行为轨迹分析、营养膳食分析、电瓶车充电、电子巡更、智能文印、图书室借阅、自助申请住宿、自助水电缴费等。
智慧机关管理系统方案通过一系列子系统的相互联动、互联互通，实现了组织管理和日常办公从传统的手工模式向数字化、网络化、科学化的方向转变，提高工作效率，减轻劳动强度，节约办公经费，规范工作流程，提高内网使用率，真正解决行政机关面临智能化水平低、依赖人力、决策滞后的现状。